Trong suy nghĩ của nhiều người, thư ký (TK) giám đốc phải là các cô gái trẻ đẹp, ăn nói lưu loát và nghề TK là một nghề… nhạy cảm. Nhiệm vụ của TK cũng khá đơn giản với các công việc bàn giấy, văn phòng. Nhưng nay thì đã khác. TK giám đốc đang được xếp vào loại lao động chất lượng cao.
* Thư ký giám đốc - nay đã khác xưa
Trước đây, hễ nói đến nghề TK cho các giám đốc là người ta lại liên tưởng ngay đến việc cô ấy thể nào cũng có "chút chút" gì đó với giám đốc. Công việc của TK chỉ là đọc, phân loại giấy tờ đi - đến, đánh máy công văn, trực điện thoại… Nay thì quan niệm về công việc vốn gây nhiều nghi ngờ này đã thay đổi. Nghề TK không còn là lãnh địa riêng của nữ giới mà nam giới cũng nhập cuộc với nhiều tên gọi chức danh khác như: trợ lý, phụ tá, chuyên viên giúp việc. Và công việc của TK cũng không chỉ bó hẹp trong sự vụ văn phòng.
Anh Quang Huy - chuyên viên giúp việc Ban giám đốc Công ty Cổ phần thương mại Bình Định - cho biết: "Công việc của tôi là thu thập thông tin hàng tháng, viết báo cáo, lĩnh hội ý kiến của sếp và thay ông soạn thảo các văn bản chỉ đạo trong công ty; định kỳ hàng tháng báo cáo lên cơ quan cấp trên hoạt động của công ty. Nói chung là các công việc văn phòng và đối nội lẫn đối ngoại".
Theo bà Phạm Thị Mỹ Lệ - Giám đốc Công ty tư vấn quản lý và đào tạo Le & Associates (TP Hồ Chí Minh) - thì: "TK ngày nay làm việc như một cánh tay phải của sếp nên công việc đòi hỏi nhiều kiến thức tổng quát và kỹ năng nghiệp vụ cao. Ở các công ty có quy mô càng lớn thì nhiệm vụ của người TK càng đòi hỏi cao. TK luôn hiện diện trong các mối quan hệ giữa nhà quản lý và các cộng sự, đối tác và khách hàng, nắm các đầu mối thông tin". TK còn phải biết chủ động sắp xếp công việc mà không phải đợi giám đốc nhắc nhở, có kỹ năng tổ chức và điều phối công việc. Như thế, ngoài các bằng cấp chuyên môn về tin học, ngoại ngữ, quản trị văn phòng, đòi hỏi người TK còn phải có những hiểu biết nhất định về ngành hàng công ty mình kinh doanh.
* Cung - cầu chưa gặp nhau
Những nơi đào tạo nghiệp vụ thư ký:
- Trung tâm Đào tạo quản lý và Tư vấn thị trường (thuộc Khoa Quản trị kinh doanh, Trường ĐH Kinh tế TP Hồ Chí Minh).
- Trung tâm Hỗ trợ - Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp (thuộc Viện Quản trị doanh nghiệp, 88B Điện Biên Phủ, Q1, TP Hồ Chí Minh). |
Giám đốc một doanh nghiệp Nhà nước của tỉnh than thở: "Mỗi khi cần dự thảo một bài phát biểu trong hội nghị khách hàng hay thư cảm ơn, tôi lại phải nhờ người quen là các nhà báo hay những người văn hay chữ tốt làm giúp vì các nhân viên phòng hành chính đều bận hoặc làm không đúng ý mình". Một giám đốc doanh nghiệp tư nhân kinh doanh mặt hàng điện tử thì trăn trở: "Muốn làm ăn phát đạt, giám đốc giỏi thôi chưa đủ mà phải có một người tiếp sức. Nhưng tôi tuyển mấy lần rồi mà chẳng được ai cả".
Chính vì không biết gọi tên đích danh nhân sự mà mình cần là gì và cũng không biết phải tìm TK ở đâu, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn phải tự mình làm tất cả công việc từ A đến Z. Vì thế, với những người muốn dự tuyển vào vị trí trợ lý, TK giám đốc, ngoài các yêu cầu về trình độ chuyên môn như đã nói ở trên, còn phải học cách thích nghi với môi trường làm việc, rèn luyện tính linh động và khôn khéo trong cách ứng xử, tập khả năng chịu áp lực công việc cao. Tuy TK không có quyền hạn gì nhưng tiếng nói của họ rất có trọng lượng. Một TK giỏi, có uy tín là người có nhiều đề nghị, đề xuất hay, làm lợi cho công ty. Với điểm này, TK được đánh giá cao không khác những cán bộ có năng lực.
. Nguyên Sương | 
