Giải quyết “một cửa” tại phường Nguyễn Văn Cừ, TP. Quy Nhơn. Ảnh: N.H.H

Lâu nay, một trong những yếu kém, bất cập phổ biến là trong bộ máy hành chính của Nhà nước, lạm dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước; việc in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu lạm dụng, tùy tiện, gây nhiều khó khăn lãng phí tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước.

Trong khi đó, việc sử dụng thư điện tử hiện nay tại các cơ quan, đơn vị vẫn còn hạn chế, nhất là việc thông tin qua thư điện tử từ tỉnh xuống cơ sở. Hiện vẫn còn một số cơ quan, đơn vị và UBND cấp xã chưa thiết lập thư điện tử hoặc có thiết lập cũng chưa quen dùng, ảnh hưởng đến thông tin điều hành trong quản lý nhà nước. Nguyên nhân do nhận thức chưa đúng về lợi ích của hệ thống thư điện tử ứng dụng trong công việc và trong giao dịch hằng ngày

Từ năm 2006, Thủ tướng Chính phủ đã có Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg về việc giảm triệt để giấy tờ hành chính, đẩy mạnh ứng dụng thông tin, và mới đây, Thủ tướng Chính phủ lại ban hành Chỉ thị 34/2008/CT-TTg về tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, năng suất lao động, thực hành tiết kiệm. Đây có thể coi là một bước đột phá trong khâu giảm tải việc sử dụng giấy tờ trong hoạt động các cơ quan hành chính, thực hiện cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả điều hành, quản lý và thực thi các chức năng nhiệm vụ nhà nước giao, thể hiện sự nỗ lực mạnh mẽ trong cải cách hành chính, chống quan liêu, lãng phí.

Về các biện pháp thực hiện, Chỉ trị nêu rõ trước hết, cơ quan, ban ngành cần thường xuyên rà soát, sửa đổi, bổ sung và thực hiện nghiêm túc quy chế làm việc của cơ quan mình; xây dựng, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản hợp lý và khoa học; cải tiến việc in ấn, sao chụp, phát hành các loại văn bản, giấy tờ hành chính theo tinh thần triệt để tiết kiệm, chống lãng phí, khắc phục bệnh hình thức. Trong quản lý điều hành nhà nước, các loại văn bản như lịch công tác, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, phục vụ các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo thì thực hiện gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử là cần thiết. Pháp luật đã quy định những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy.

Tiếp đến cần tiếp tục chuẩn hóa các loại văn bản, giấy tờ hành chính sử dụng thống nhất trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước; nghiên cứu và đưa vào ứng dụng một loại văn bản, giấy tờ hành chính có thể thực hiện được nhiều chức năng, giải quyết được nhiều loại công việc. Đồng thời, cần quy định rõ ràng, cụ thể và công khai hóa những giấy tờ cần thiết cho việc giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức, kiên quyết loại bỏ các loại giấy tờ bất hợp lý, không thật cần thiết. Nghiêm cấm các cơ quan, công chức tự đặt ra những loại giấy tờ trái quy định. Các mẫu biểu giấy tờ hành chính phải thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày, đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng.

Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để giảm văn bản, giấy tờ hành chính. Tại những nơi đã bảo đảm về hạ tầng kỹ thuật, bắt buộc ứng dụng hệ thống thư điện tử vào hoạt động của cơ quan nhà nước; công khai danh mục địa chỉ thư điện tử chính thức của từng đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức có thẩm quyền trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan. Đồng thời, tận dụng triệt để hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với người dân và doanh nghiệp khi cung cấp các dịch vụ công, cũng như phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của cơ quan để hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, người dân và doanh nghiệp. Coi việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc và xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng...

• N.H.H