Nhân viên KS Hải Âu đang tìm thông tin theo yêu cầu của khách hàng.

Với lượng cán bộ, nhân viên khoảng 200 người và đặc thù công việc của mỗi bộ phận khác nhau, việc quản lý giờ giấc và chấm công rất khó khăn và mất thời gian khi thực hiện thủ công, vì vậy, KS đã trang bị máy chấm công bằng vân tay. Với hệ thống này, việc ghi nhận giờ công làm việc, lượt ra vào của nhân viên được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác, minh bạch. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý KS đã được đưa vào sử dụng cho phép kết nối và tổng hợp dữ liệu giữa các bộ phận. Các thông tin được truyền tải giữa các bộ phận thông qua mạng nội bộ của KS. Quy trình xử lý công việc của các bộ phận đều được kiểm soát chặt chẽ trên máy tính. Với phần mềm này, Ban giám đốc KS có thể biết được chi tiết tình hình kinh doanh (từ báo cáo doanh thu, số lượng phòng đã bán…) tại mọi thời điểm và có thể điều hành từ xa qua mạng Internet. Chương trình còn giúp người quản lý phát hiện những sai sót trong quá trình làm việc của nhân viên.

Ông Nguyễn Văn Phúc, Giám đốc KS Hải Âu, cho biết: “Chúng tôi đẩy mạnh ứng dụng các tiện ích CNTT ở tất cả các công đoạn quản lý để giảm thiểu tối đa cách làm thủ công, đảm bảo sự công khai, minh bạch, chặt chẽ trong quản lý. Điều này không chỉ giúp cho việc quản lý khoa học hơn mà còn thể hiện sự công bằng, khách quan khi năng suất, năng lực làm việc của từng cán bộ, nhân viên được đánh giá đúng. So với chi phí đầu tư cho các ứng dụng CNTT, hiệu quả mang lại lớn hơn nhiều. Không phải mất nhiều công sức để quản lý bộ máy nhân sự, chúng tôi có điều kiện đầu tư nhiều hơn cho những kế hoạch kinh doanh nhằm nâng cao chất lượng phục vụ”.

Nâng cao chất lượng phục vụ

KS Hải Âu được trang web du lịch nổi tiếng www.tripadviser.com đánh giá là KS tốt nhất hiện nay ở Quy Nhơn nhờ chất lượng phục vụ ngày càng được nâng cao và hỗ trợ tốt cho khách hàng. Hải Âu tham gia phát triển kênh bán phòng trực tuyến bên cạnh các hình thức phổ biến là nhận yêu cầu đặt phòng của khách qua điện thoại hay bán phòng qua các công ty du lịch, lữ hành. Việc bán phòng trực tuyến thông qua trang web của KS(www.seagullhotel.com.vn) và qua trang web của hệ thống phân phối toàn cầu GDS (Global Distribution System) giúp khách hàng từ mọi nơi trên thế giới có thể đăng ký đặt phòng và tìm hiểu các dịch vụ của khách sạn một cách nhanh chóng, tiện lợi. Nắm bắt xu hướng sử dụng Internet ngày càng phổ biến rộng rãi, những thông tin về các dịch vụ của KS Hải Âu đều được “phủ sóng” ở nhiều trang web rao vặt, các chợ online, các mạng xã hội… Từ khi tham gia vào hệ thống bán phòng trực tuyến và tận dụng tối đa sự “quảng bá” trực tuyến miễn phí, lượng khách hàng đăng ký trực tuyến của KS trong năm 2012 đã tăng 300% so với năm 2011.

Bên cạnh đó, Hải Âu cũng đã ứng dụng thành công phần mềm chăm sóc khách hàng trực tuyến và thiết lập hệ thống hỗ trợ và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Với phần này, KS đảm bảo khi khách đã nhận phòng, tất cả đã được chuẩn bị hoàn hảo. Ngoài ra, khi khách hàng không còn sử dụng dịch vụ, phần mềm sẽ gửi thư cảm ơn và mời khách hàng đánh giá dịch vụ của KS. Từ những phản hồi này, KS sẽ có sự điều chỉnh, hạn chế đến mức tối thiểu những sai sót, và chuyên nghiệp hơn trong phục vụ.

KS Hải Âu là một trong những điển hình của khối các doanh nghiệp của tỉnh đã đẩy mạnh các ứng dụng CNTT và tận dụng có hiệu quả các tiện ích của thương mại điện tử trong hoạt động kinh doanh. Việc ứng dụng CNTT đã góp phần giúp KS Hải Âu kinh doanh hiệu quả hơn, công suất phòng của KS năm sau luôn tăng hơn năm trước, tỉ lệ khách quay lại cao, khách nước ngoài chọn Hải Âu ngày càng nhiều.         

• MAI HỒNG