Năm 2007, Sở Khoa học và Công nghệ (KHCN) tỉnh đã triển khai ứng dụng thử nghiệm phần mềm Văn phòng di động (M-office) để thực hiện các giao dịch hành chính trong nội bộ sở. Qua một năm ứng dụng M-office đã mang lại một số hiệu quả bước đầu.
 |
|
Cán bộ, nhân viên của Sở KH-CN đang làm việc trên máy tính. Ảnh: M.H
|
* Tiện lợi
Theo quy định, lịch công tác hàng tuần được Sở KHCN đưa lên mạng vào lúc 16 giờ ngày thứ Sáu hàng tuần, nên ngay từ chiều thứ Sáu hoặc sáng thứ Hai đầu tuần thì công chức viên chức (CCVC) trong toàn sở đều có thể vào mạng để biết lịch công tác một cách dễ dàng, không phải chờ đợi văn thư chuyển đến như trước. Việc điều chỉnh, bổ sung đột xuất hoặc đăng ký xếp lịch tuần cũng đều thực hiện trên mạng, nên không cần thiết phải in ra giấy để theo dõi. Đến nay việc nhận lịch công tác hàng tuần của sở qua mạng đã trở thành thói quen đối với mỗi CCVC; hình thức gửi bằng tay hoặc fax như trước đây đã được bãi bỏ hoàn toàn.
Để trao đổi công việc trên M-office, thì công việc phải được thể hiện bằng văn bản và lưu thành “tệp” trên máy tính, khi tệp gửi đi theo luồng công việc đã được lập sẵn đến địa chỉ người nhận, công việc sẽ được M-office tự động phân loại, thống kê số lượng, giúp cho CCVC dễ dàng nhận biết công việc do mình xử lý đã thực hiện đến đâu. Sau khi xử lý xong, công việc sẽ được thu hồi tại địa chỉ hộp thư “xử lý phản hồi” của người giao việc. Ưu điểm của quy trình trao đổi công việc trên M-office là liên kết được nhiều người tham gia, nên lượng thông tin thu thập được sẽ phong phú hơn. Hơn nữa, khi không có mặt ở văn phòng, CCVC vẫn có thể làm việc trên mạng tại các cơ sở dịch vụ internet.
Ngoài việc trao đổi, M-office còn là kho tư liệu nơi lưu trữ nhiều loại văn bản. Chỉ tính riêng năm 2007, có gần 200 văn bản các loại được lưu tại hộp thư công văn đến và cũng chừng ấy văn bản (trừ các văn bản mật) được lưu tại các hộp thư khác. Việc lưu trữ này vừa phục vụ công tác chuyên môn vừa theo dõi, giám sát hoạt động chung của ngành. Chính vì vậy mà hiện nay không chỉ có ban giám đốc mới có quyền sử dụng công văn đi-đến, mà CCVC trong toàn sở cũng được chủ động truy cập khai thác sử dụng văn bản một cách nhanh chóng, tiện lợi.
* Hiệu quả
Qua hơn một năm ứng dụng M-office, đến nay hầu hết văn bản hành chính, từ giấy mời họp, thông báo, các báo cáo định kỳ, đột xuất, các văn bản… đến các luật, nghị định có liên quan đến hoạt động của ngành đều được đưa lên mạng mà không cần in để cấp phát như trước. Việc này vừa tạo thuận lợi cho CCVC chủ động tham khảo, hạn chế sử dụng các thiết bị văn phòng; tiết kiệm chi phí hành chính. Hơn nữa M-office còn hỗ trợ tích cực trong việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, thể hiện công khai văn bản một cách nhanh chóng, kịp thời, minh bạch, góp phần tích cực vào việc thực hiện quy chế dân chủ ở cơ quan.
Qua một năm ứng dụng M-office ở Sở KHCN cho thấy: Khối lượng công việc giải quyết hàng ngày nhanh và tăng hơn trước, giảm bớt các cuộc họp không cần thiết, một số công việc giải quyết có quy định yếu tố thời gian như: thủ tục hỗ trợ kinh phí cho các doanh nghiệp áp dụng thành công các tiêu chuẩn quốc tế (ISO 9000, HACCP...), khen thưởng cho các doanh nghiệp đạt thành tích về quản lý chất lượng theo chính sách của tỉnh cũng được giải quyết sớm hơn quy định từ 5-7 ngày.
Ngoài ra, ứng dụng M-office đã và đang hỗ trợ có hiệu quả trong việc duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 trong lĩnh vực quản lý nhà nước tại Sở KHCN. Tiến sĩ Võ Ngọc Anh, Phó Giám đốc Sở KHCN, Trưởng ban ISO của sở cho biết: “Chúng tôi đang duy trì việc lưu trữ hồ sơ tài liệu ISO trên mạng, và trong năm nay sở sẽ tiến hành áp dụng ISO trực tuyến (ISO online), nghĩa là việc sửa đổi, ban hành mới tài liệu ISO đều thực hiện ngay trên M-office và bãi bỏ hoàn toàn việc dùng giấy, đồng thời mở rộng phạm vi ứng dụng M-office đối với một số lĩnh vực khác để hỗ trợ công tác điều hành, nhằm nâng cao năng lực quản lý và chất lượng hoạt động của ngành”.
Với kết quả này, việc ứng dụng M-office sẽ giúp cho các cơ quan, doanh nghiệp áp dụng ISO tiết kiệm được thời gian và chi phí mua sắm văn phòng phẩm, vì mỗi lần sửa đổi tài liệu ISO là mỗi lần phải tiến hành in và photocopy lên đến cả ngàn bản để ban hành mới - đây là hạn chế của việc áp dụng ISO mà nay đã có hướng khắc phục thông qua ứng dụng M-office.
| 
