Cán bộ Trung tâm thông tin thư viện và phát triển CNTT đang kiểm tra thông tin tại máy chủ. Ảnh: MH

Hầu hết các giải pháp và phần mềm ứng dụng tại trường đều được xây dựng và phát triển bởi các cán bộ của trường, đặc biệt là các thành viên của Trung tâm TTTV-PTCNTT. Nhờ vậy, các giải pháp đều được triển khai rất hiệu quả và tiết kiệm một khoản đáng kể về chi phí mua bản quyền phần mềm bên ngoài. Anh Bùi Nguyễn Lợi- Chuyên viên Trung tâm TTTV- PTCNTT, cho biết: “Khi xây dựng giải pháp, chúng tôi căn cứ vào quy trình và yêu cầu công việc của từng bộ phận để điều chỉnh và hoàn thiện dần giải pháp. Trong quá trình làm việc, nếu các phòng ban có yêu cầu hay ý tưởng ứng dụng CNTT để nâng cao hiệu quả công việc, từ những gợi ý này, chúng tôi sẽ nghiên cứu để đưa ra các giải pháp và các phần mềm ứng dụng”.

Với cách làm này, các quy trình quản lý tại trường đều được thực hiện bằng phần mềm và các giải pháp CNTT như: phần mềm tiếp đón SV, phần mềm quản lý thu phí, hệ thống quản lý thư viện (các đầu sách đều được số hóa bằng mã vạch), phần mềm quản lý SV, cán bộ, giáo viên, phần mềm quản lý điểm, hệ thống quản lý công việc nội bộ, phần mềm quản lý SV ngoại trú… Việc ứng dụng các giải pháp CNTT đã giúp cho công tác quản lý được thực hiện một cách bài bản, chuyên nghiệp, giảm được các quy trình làm việc thủ công.

Với hệ thống thông tin nội bộ, các thông báo, thời khóa biểu đều được chuyển đến cán bộ, giáo viên qua email. Điểm số của SV cũng được quản lý bằng phần mềm quản lý điểm, hạn chế tối đa sai sót trong việc cập nhật quản lý điểm số, việc quản lý SV được thực hiện chặt chẽ, rõ ràng và có hệ thống.

Quản lý sinh viên bằng… mã vạch

Hiện nay, 6.000 SV của trường đều có mã vạch riêng. Ngay từ khi trúng tuyển vào trường, mỗi SV sẽ được cấp 1 mã số được số hóa dưới dạng mã vạch. Toàn bộ các thông tin của SV đều đã được cập nhật vào hệ thống. Với phần mềm “Đón tiếp SV”, khi nộp hồ sơ nhập học, SV chỉ cần đưa mã vạch này, cán bộ của trường sẽ “click” vào hệ thống kiểm tra thông tin là xong, rất nhanh chóng, thuận lợi.

Để phục vụ cho các ứng dụng CNTT, cơ sở hạ tầng CNTT được nhà trường đầu tư khá bài bản với một hệ thống máy chủ quản lý dữ liệu. Tại cơ sở chính và cơ sở mới (phường Nhơn Phú, TP Quy Nhơn), hệ thống wifi được phủ sóng toàn trường để cán bộ, nhân viên và SV có thể truy cập internet mọi lúc. Mới đây, trường đã xây dựng 1 phòng tra cứu thông tin với 18 máy tính tại cơ sở mới để SV có thể truy cập tìm kiếm dữ liệu miễn phí.

Toàn trường có 160 cán bộ, giáo viên, hầu hết đều sử dụng thành thạo máy tính và các ứng dụng CNTT vào công việc. Ngoài website của trường tại địa chỉ www.quangtrung.edu.vn, hiện 5/6 khoa của trường đều xây dựng website riêng để đăng tải thông tin về các hoạt động của trường, của khoa, và giúp cho SV có thể “vào mạng” tra cứu điểm thi và thời khóa biểu, các hoạt động ngoại khóa một cách dễ dàng.

Bên cạnh quản lý việc học tập của SV, nhà trường còn quan tâm đến việc quản lý SV ngoại trú. Trước khi bắt đầu năm học, trường tiến hành khảo sát những địa chỉ nhà trọ, và các thông tin như: tên SV ở trọ, địa chỉ nhà trọ, số điện thoại liên lạc đều được cập nhật trên phần mềm “quản lý SV ngoại trú”. Nhờ vậy, khi cần liên lạc hay cần thông tin về SV nào đó, nhà trường chỉ cần nhập số mã vạch là có thể tìm thấy những thông tin cần thiết.

Nhà giáo ưu tú Nguyễn Văn Phú - Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Quang Trung, cho biết: “Nhà trường luôn chú trọng đẩy mạnh các ứng dụng CNTT một phần để nâng cao hiệu quả quản lý, một phần giúp cho SV có được điều kiện học tập tốt nhất. Với mục tiêu hỗ trợ tối đa cho SV, trong thời gian tới, trường sẽ xây dựng các kios thông tin đặt trong khuôn viên của trường. Qua đó, SV và cán bộ, giáo viên sẽ chủ động hơn khi tra cứu điểm, thời khóa biểu, tìm kiếm các thông tin cá nhân, về hoạt động của khoa, của trường, các thông tin tuyển dụng và các thông tin liên quan đến ngành dạy và học của mình”.                                             

• MAI HỒNG