Quản lý, kiểm soát hồ sơ thủ tục hành chính được trả lại

(BĐ) - Văn phòng UBND tỉnh vừa có văn bản đề nghị Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương quan tâm, tăng cường, chủ động thực hiện các giải pháp quản lý, kiểm soát chặt chẽ các trường hợp trả lại hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC) cho người dân, DN để phòng ngừa việc phát sinh nhũng nhiễu, tiêu cực trong thời gian đến.

Theo đó, Thủ trưởng cơ quan trực tiếp xem xét, có ý kiến chấp thuận đối với 100% hồ sơ trả lại cho người dân, DN; nhất là phải xác định danh tính của người dân, DN ký “Đơn xin rút hồ sơ” đích thực là người dân, DN đã trực tiếp nộp hồ sơ trước đó để phòng ngừa việc phát sinh hậu quả pháp lý đối với những trường hợp ký thay, ký hộ không đúng theo quy định hiện hành.

Đối với trường hợp người dân, DN rút hồ sơ do không có nhu cầu tiếp tục thực hiện TTHC thì tiến hành kiểm tra khoảng thời gian đã thụ lý hồ sơ để xem xét xử lý kỹ lưỡng, đúng quy định của pháp luật hiện hành đối với các khoản tiền phí, lệ phí giải quyết hồ sơ (nếu có) đã thu trước đó. Đồng thời, có biện pháp kiểm soát chặt chẽ việc tiếp nhận, thụ lý, giải quyết số lượng hồ sơ này nếu được người dân, DN nộp lại sau đó.

Đối với trường hợp người dân, DN rút hồ sơ để chỉnh sửa thông tin, bổ sung hồ sơ thì đánh giá lại sự cần thiết của việc hoàn trả hồ sơ; đồng thời, chỉ đạo rà soát toàn bộ quy trình tiếp nhận, thụ lý, giải quyết hồ sơ trước đó theo quy định. Sau khi khẳng định hồ sơ được tiếp nhận thiếu thành phần theo quy định thì phải chủ động có ngay văn bản hướng dẫn rõ ràng, đầy đủ một lần đối với thành phần hồ sơ còn thiếu để người dân, DN thực hiện.

Tất cả văn bản liên quan đến việc hoàn trả hồ sơ, hoàn trả tiền phí, lệ phí (nếu có) phải được cập nhật đầy đủ vào hồ sơ điện tử trên Hệ thống VNPT - iGate để phục vụ cho công tác lưu trữ theo quy định. Đồng thời, gửi văn bản trả hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh hoặc Bộ phận Một cửa cấp huyện, cấp xã nơi tiếp nhận hồ sơ ban đầu để theo dõi, quản lý việc giải quyết hồ sơ.

Trước đó, thông qua việc trích xuất, phân tích, đánh giá dữ liệu hồ sơ trên Hệ thống VNPT - iGate, Văn phòng UBND tỉnh nhận thấy một số vấn đề như: Nhiều trường hợp người dân, DN tự nguyện xin rút hồ sơ với lý do không có nhu cầu tiếp tục thực hiện TTHC, tuy nhiên thời gian sau đó nộp lại hồ sơ; không ít trường hợp xin rút hồ sơ để chỉnh sửa thông tin, bổ sung hồ sơ mặc dù đã được người làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh hoặc Bộ phận Một cửa cấp huyện, cấp xã kiểm tra, xác định đầy đủ thành phần hồ sơ trước khi tiếp nhận theo quy định. Hầu hết nội dung các văn bản thông báo hoàn trả hồ sơ không đề cập đến việc xử lý các khoản tiền phí, lệ phí đã thu trước đó…                    

N.MUỘI