Công tác văn thư, lưu trữ đi vào nền nếp

Ðó là kết quả đáng chú ý kể từ khi triển khai thực hiện Luật Lưu trữ (7.2012). Nhờ vậy, hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được nâng cao.

Nhiều chuyển biến tích cực

Theo đánh giá của Sở Nội vụ, Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành đã tạo cơ sở pháp lý cho địa phương xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện theo đúng quy định của Luật. Từ đó, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) của địa phương đi vào nền nếp, ổn định.

Kiểm tra, sắp xếp hồ sơ của cán bộ đi B tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

Theo Phó Chi cục trưởng Chi cục VTLT tỉnh Lê Xuân Cẩm, công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ bước đầu đạt được nhiều kết quả. Trong giai đoạn 2012 - 2017, đã có 58 phông, hơn 123 m tài liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh bổ sung vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Tuy Phước là một địa phương điển hình làm tốt công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu của UBND huyện vào Lưu trữ lịch sử. Phòng Nội vụ huyện đã giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh 273 hộp tài liệu với 1.380 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tương đương 39,5 m giá tài liệu theo đúng quy định của Luật Lưu trữ.

Cùng với đó, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ được quan tâm. Trong năm 2018, UBND huyện Phù Mỹ đã đầu tư hoàn thiện hạng mục nhà kho lưu trữ diện tích 200 m² với đầy đủ trang thiết bị, phương tiện bảo quản. Phó Trưởng phòng Nội vụ huyện Phù Mỹ, ông Nguyễn Văn Chiến cho biết, đầu năm 2019, kho này đi vào hoạt động, là nơi ký gửi tài liệu, hồ sơ của các phòng, ban, cơ quan trực thuộc. 

Nhờ đó, vai trò, hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được nâng cao; nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu được phát huy. Số lượt người đến Chi cục VTLT tỉnh và Lưu trữ các cơ quan, tổ chức, các huyện ngày càng tăng; lượng tài liệu đưa ra khai thác sử dụng ngày càng nhiều; cao điểm là năm 2016, với 2.473 lượt người khai thác, 3.139 lượt hồ sơ đưa ra phục vụ.

Tích cực giải quyết hồ sơ tồn đọng

Dù đã có nhiều kết quả tích cực, song ông Lê Xuân Cẩm cũng thừa nhận công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh của một số cơ quan, tổ chức còn chưa nghiêm. Một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc chưa lập hồ sơ hoặc có hồ sơ nhưng chưa đầy đủ, coi đó là trách nhiệm của những người trực tiếp làm công tác VTLT của cơ quan.

Tại huyện Tuy Phước, Phó Trưởng phòng Nội vụ Nguyễn Xuân Cảnh cho hay, vẫn còn một số bộ phận không lập hồ sơ công việc; hoặc chỉ lập theo thói quen, không khoa học, không đảm bảo yêu cầu của công tác lập hồ sơ. Do đó, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động vẫn còn ở tình trạng bó gói trong cặp 3 dây. Qua 2 - 3 năm lại tiếp tục thành khối tài liệu tích đống, làm cho cán bộ lưu trữ gặp không ít khó khăn trong việc thu thập vào Lưu trữ cơ quan cũng như chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử. 

Còn ông Nguyễn Văn Chiến nêu khó khăn chung của các cơ quan, đơn vị là không có cán bộ chuyên môn về nghiệp vụ lưu trữ. Mặt khác, một số cơ quan, đơn vị chưa hiểu rõ về việc chỉnh lý hồ sơ, chưa phối hợp với Phòng Nội vụ để khảo sát và lên kế hoạch chỉnh lý. Nhiều lý do được đưa ra như sợ thất thoát, khó tra cứu, khai thác hồ sơ, tài liệu chuyên ngành sau khi được chỉnh lý…

“Do đó, phải tuyên truyền, phổ biến từ các cấp lãnh đạo để thực hiện tốt việc đôn đốc, quán triệt đến từng bộ phận, quan tâm đầu tư kinh phí để giải quyết trước hết là tài liệu tồn đọng, tích đống. Đồng thời, có hình thức khen thưởng cán bộ chuyên môn làm tốt, phê bình, kiểm điểm người để tài liệu lộn xộn, bó gói, tích đống khi nộp vào Lưu trữ cơ quan”, ông Chiến nói.

Bên cạnh đó, ông Huỳnh Thế Dịu, Phó Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức (Văn phòng UBND tỉnh) nhấn mạnh đến giải pháp xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác lập hồ sơ công việc tại cơ quan và kiểm tra thực tế tại các phòng chuyên môn để giảm tối đa tình trạng hồ sơ tồn đọng, tích đống.

NGUYỄN VĂN TRANG