Lưu trữ hiện đại, khai thác hiệu quả

Số hóa tài liệu là giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử trong giai đoạn hiện nay.

Căn cứ quan trọng để triển khai hoạt động này là Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903 - 2007 với tổng mức đầu tư hơn 3,8 tỉ đồng; đơn vị chủ công thực hiện là Chi cục Văn thư - Lưu trữ (VTLT) tỉnh.

Giải pháp tối ưu

Chi cục VTLT tỉnh hiện lưu trữ 3.000 m giá tài liệu, 462 nguồn nộp lưu, 142 phông lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bằng các hình thức truyền thống (dạng giấy) chịu sự tác động lớn về thời tiết, dần bị hư hỏng theo thời gian. Theo Trưởng phòng Lưu trữ lịch sử (Chi cục VTLT tỉnh) Nguyễn Minh Nhật, nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên hoặc tác nhân khác thì vĩnh viễn bị mất, không phục hồi được. “Mặt khác, việc tổ chức lưu trữ thủ công như hiện nay rất khó kiểm soát và khó tìm kiếm tài liệu; nếu không được tổ chức khoa học thì lãng phí một trong những nguồn lực quan trọng”, ông Nhật nói.

Thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Chi cục VTLT tỉnh.

Đa số dữ liệu ngày nay được lưu trữ trên máy tính để phục vụ việc tìm kiếm, sao lưu, biên tập. Mấu chốt của vấn đề là phải xử lý được khối tài liệu đồ sộ ở dạng giấy thành dạng “phi giấy tờ” mà vẫn giữ được các thông tin trên giấy tờ đó. Số hóa tài liệu là một trong những giải pháp tối ưu được các cơ quan, tổ chức lựa chọn.

Ông Nhật cho biết, số hóa tài liệu là sự chuyển hóa thông tin tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng số, có thể tạo trực tiếp hoặc scan. Quy trình quản lý tài liệu số bắt đầu bằng việc chuyển đổi các tài liệu giấy sang hồ sơ điện tử có thể lưu trữ dưới dạng file mềm. Một tài liệu được quét bằng máy quét (scan) rồi chuyển thành file ảnh. Sau đó, phần mềm sẽ chuyển file ảnh đó thành file mềm giống nguyên dạng ban đầu và có thể lưu trữ theo ý người sử dụng. Khi cần, chỉ việc gõ từ khóa sẽ tìm được tài liệu trên máy tính, hoặc không gian mạng.

Nỗ lực đảm bảo tiến độ

Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903 - 2007 đặt ra mục tiêu chuyển phương thức của hoạt động lưu trữ truyền thống (dạng giấy) sang lưu trữ hiện đại (dạng file điện tử). Đồng thời, xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống các phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ nhân dân.

Cùng với đó là cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện phục vụ nhân dân một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng; cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, phục vụ cho việc quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh. Qua đó, nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài liệu lưu trữ; giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng. 

Để thực hiện Đề án này, nhiều hoạt động đã được triển khai, như mua sắm, lắp đặt trang thiết bị phục vụ công tác số hóa tài liệu tại Chi cục VTLT của tỉnh; xây dựng phần mềm quản lý số hóa tài liệu và trang thông tin điện tử phục vụ khai thác tài liệu; bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quản trị hệ thống.

Theo Phó Chi cục trưởng Chi cục VTLT tỉnh Lê Xuân Cẩm, các bộ phận chuyên môn đang nỗ lực đảm bảo tiến độ thực hiện số hóa tài liệu đã được phê duyệt. Tính từ thời điểm chính thức bắt đầu (tháng 6.2017) đến hết năm 2018 đã số hóa hơn 900 nghìn trang văn bản của phông UBND tỉnh Bình Định. Trong 6 tháng đầu năm 2019, đã số hóa được 2.984 trang của bộ sưu tập UBND cách mạng tỉnh Bình Định và 3.144 trang của phông UBND tỉnh Nghĩa Bình; trong 6 tháng cuối năm phải phấn đấu hoàn thành bộ sưu tập UBND cách mạng tỉnh Bình Định, phông UBND tỉnh Nghĩa Bình và phông Ban Tổ chức chính quyền. Trong năm 2020 sẽ số hóa phông Sở LĐ-TB&XH và phông Ban Thi đua – Khen thưởng.

NGUYỄN VĂN TRANG