Quản lý thư viện với OpenBiBlio

Cùng một bản sách, thủ thư của các thư viện huyện có thể có nhiều cách mô tả, nếu thống nhất được quy tắc mô tả và kết nối với nhau, thay vì cả hệ thống cùng mô tả thì nay chỉ cần 1 người làm và dữ liệu sẽ được đưa lên hệ thống chung. Các thư viện huyện cũng có thể sử dụng tài nguyên chung khi kết nối với nhau.

Lý thuyết là thế nhưng để điều đó trở thành sự thật, các thư viện huyện phải đầu tư lớn để xây dựng hệ thống, thuê mua phần mềm vận hành hệ thống, và đó là những khoản tốn kém ngoài khả năng của thư viện huyện. Phần mềm OpenBiBlio phiên bản do Thư viện tỉnh Bình Định phát triển trên cơ sở sử dụng mã nguồn mở đã tháo gỡ được các khó khăn này.

Thư viện tỉnh tập huấn hướng dẫn sử dụng phần mềm OpenBiBlio cho các thủ thư thư viện huyện và cán bộ thủ thư ở một số tỉnh, thành khác.

Áp dụng phần mềm OpenBiBlio phiên bản do Thư viện tỉnh Bình Định phát triển, các thư viện huyện có thể tiết kiệm rất nhiều công lao động nhờ chia sẻ việc xử lý dữ liệu, mô tả sách. Lượng đầu sách được mô tả có trên hệ thống nhờ thế tăng gấp nhiều lần lên so với trước. Đồng thời, qua phần mềm, Thư viện tỉnh nắm được tình hình hoạt động chuyên môn của thư viện huyện. Các số liệu trên phần mềm thể hiện rõ ràng, chính xác.

Trước kia, để vận hành một phần mềm có tính quản trị, đơn vị triển khai cần đầu tư lắp đặt thiết bị, máy chủ, thiết lập mạng LAN, nhân lực quản trị hệ thống; nay việc này chuyển sang xu hướng thuê dịch vụ. Khi thuê, đơn vị chỉ cần mạng wifi, 4G là có thể sử dụng được. Đồng thời, thuê càng nhiều thì chi phí càng giảm, điều này thích hợp với hệ thống thư viện cơ sở. Ông Nguyễn Ngọc Sinh, Phó Giám đốc Thư viện tỉnh, phân tích: Mỗi năm Thư viện tỉnh chi 19 triệu đồng thuê hạ tầng triển khai phần mềm OpenBiBlio, chia cho 10 huyện thì mỗi huyện chỉ chi ra gần 2 triệu đồng, thành ra chi phí rẻ hơn trước cực kỳ nhiều. Đặc biệt, theo cách cũ, nếu đầu tư mua máy chủ, người đọc phải đến thư viện mới tra cứu được, nay với OpenBiBlio, người dùng có thể ngồi tại nhà tra cứu qua internet.

Năm 2017, Thư viện tỉnh bắt đầu triển khai phần mềm OpenBiBlio cho 10 thư viện huyện, thị xã. Đến nay, tất cả 10 thư viện đã sử dụng thuần thục phần mềm này để phục vụ công tác thư viện và bạn đọc. Một số địa phương như thị trấn Tam Quan (huyện Hoài Nhơn), nhờ chính quyền quan tâm đầu tư, thư viện thị trấn cũng mạnh dạn áp dụng phần mềm OpenBiBlio. Điểm vượt trội của việc áp dụng OpenBiBlio là người đọc dễ dàng biết chính xác thư viện huyện có tài liệu, bản sách mình cần không, mã thư mục của nó là gì; thậm chí nếu thư viện nơi mình sống không có thì có thể mượn nó ở thư viện nào khác.

Một điểm thuận lợi nữa là việc sử dụng phần mềm OpenBiBlio rất đơn giản, tất cả các thủ thư chỉ qua lớp tập huấn là làm được. Ở tỉnh ta, thư viện TX An Nhơn là đơn vị tiên phong, áp dụng phần mềm đạt hiệu quả cao nhất. Chị Bùi Thị Ánh Tuyết, cán bộ thư viện TX An Nhơn, chia sẻ: Sau khi được Thư viện tỉnh hỗ trợ, tháng 5.2017, thư viện TX An Nhơn tham mưu với lãnh đạo cơ quan lên kế hoạch kiểm kê, thanh lọc kho sách (chỉ còn 10.717 cuốn sách) và tích cực sử dụng công nghệ thông tin để cập nhật thông tin kho sách theo chuẩn nghiệp vụ mới, dán mã vạch toàn bộ sách có trong kho; cập nhật dữ liệu số sách cũ và xử lý kỹ thuật số sách mới bổ sung trong năm. Qua đó, giúp bạn đọc tìm kiếm thông tin tài liệu hiệu quả hơn nhờ từ khóa, chủ đề và không bị giới hạn trong không gian, thời gian.

Chị Tuyết chia sẻ thêm: “Nhờ việc tra cứu nhanh, mất rất ít thời gian trong khi thông tin mô tả lại đầy đặn hơn, nên ngoài học sinh, gần đây nhiều phụ huynh cũng đến mượn sách khá thường xuyên, nhất là vào những ngày nắng nóng. Tôi nghĩ đó là nhờ OpenBiBlio! Hãy hình dung thế này, bạn đọc tra cứu trước thông tin về sách, tài liệu cần mượn, khi đến thư viện với thông tin có sẵn, chúng tôi sẽ đáp ứng nhanh hơn. Như vậy cùng một ngày làm việc, tôi có thể tiếp được nhiều bạn đọc hơn”.

THẢO KHUY