Sử dụng chứng thư số: Cần thành thạo, linh hoạt

Trong ba ngày (22 - 24.7), Sở TT&TT đã tổ chức tập huấn hướng dẫn sử dụng chứng thư số trên phần mềm Văn phòng điện tử cho 90 công chức, viên chức phụ trách tin học, quản trị mạng và văn thư của các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố. Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử, có thể coi như là “chứng minh thư” của cơ quan, đơn vị trong môi trường mạng (hiểu nôm na là con dấu mộc của cơ quan, đơn vị).

TS Võ Gia Nghĩa, Phó Giám đốc Sở TT&TT phát biểu khai mạc tập huấn.

Theo Thông tư 01/2019/TT-BNV quy định về quy trình xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư của Bộ Nội vụ, hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được nêu cụ thể như sau: Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái; Hình ảnh: dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được scan màu, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) trong suốt; Thông tin gồm có tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

Quy định thì rõ vậy nhưng vì phần mềm thực hiện chứng thư số của một số cơ quan, đơn vị đang sử dụng chưa mặc định vị trí ký nên người sử dụng phải tự chọn vị trí và kéo thả chuột đảm bảo đúng vị trí và phân độ. Vì vậy, những người mới tiếp xúc để có thể thao tác ký số đảm bảo đúng theo quy định và thẩm mỹ trên văn bản số hóa cần để ý và cần thận.

Nguyễn Văn Đạt, Kỹ thuật viên của Công ty iNet Solutions (TP Hồ Chí Minh), báo cáo viên của lớp tập huấn kể trên hướng dẫn: Quy định hiện hành bắt buộc chứng thư số phải có cả hình ảnh và thông tin. Theo kinh nghiệm của nhiều người thì kéo hình vuông chụp lên 1 phần 3 của chữ ký lãnh đạo thì sẽ có chứng thư số đẹp.

Trao đổi tại buổi tập huấn, anh Ngô Hoàng Việt, chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND TP Quy Nhơn chia sẻ, để có văn bản số hóa và văn bản điện tử được ký số đẹp, đúng quy định, tại UBND TP Quy Nhơn, chúng tôi thực hiện thao tác ký số 2 lần - 1 lần ký hình ảnh và 1 lần ký thông tin. “Mới nghe thì có vẻ rườm rà, mất công, tuy nhiên nếu đã thuần thục thao tác thì chỉ mất vài giây để thực hiện”, anh Việt cho biết.

NGỌC NGA