Lộ trình cụ thể giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống
Dù hoạt động giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh đã có nhiều kết quả quan trọng, nhưng lượng tài liệu này vẫn còn nhiều. Thực tế đó đòi hỏi phải có lộ trình cụ thể, biện pháp hữu hiệu hơn.
Ngày 4.7.2014, UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 01/2014/CT-UBND về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống (TĐTĐ) của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Trước khi thực hiện Chỉ thị, toàn tỉnh có lượng tài liệu TĐTĐ khá - gần 8.000 m giá tài liệu, đến nay đã xử lý được gần 50%.
Nhiều chuyển động
Trong hơn 5 năm qua, các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh đã thực hiện chỉnh lý được hơn 2.595 m giá tài liệu. Nhiều cơ quan đã xử lý dứt điểm, không còn tài liệu tích đống như: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tư pháp, Cục Hải quan Bình Định…
Đối với các huyện, thị xã, thành phố, phòng Nội vụ cũng đã chủ động tham mưu UBND huyện xây dựng kế hoạch, bố trí kinh phí chỉnh lý được hơn 1.291 m tài liệu của các phòng, ban chuyên môn. Điển hình như UBND huyện Phù Mỹ bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu của 9 phòng chuyên môn, UBND TP Quy Nhơn 10 phòng, UBND huyện Tây Sơn 5 phòng …
Hoạt động số hóa tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.
Tại huyện Phù Mỹ, trong 5 năm qua, Phòng Nội vụ phối hợp với cơ quan chức năng chỉnh lý khối lượng tài liệu rất lớn của 13 phông lưu trữ; hoàn thiện 3.312 hộp, tương đương 460 m giá hồ sơ. Theo Phó Trưởng phòng Nội vụ Đặng Đình Triều, tại UBND huyện đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng với tổng diện tích trên 230 m2 để giá kệ và bố trí trang thiết bị bảo quản đầy đủ. Tại kho của huyện đang bảo quản 6 phông và 300 m giá tài liệu; tại các phòng kho lưu trữ của các cơ quan, đơn vị bảo quản khoảng 160 m giá hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý khoa học.
Công ty CP Công viên, cây xanh, chiếu sáng đô thị Quy Nhơn cũng là một điển hình trong giải quyết tài liệu TĐTĐ. Cụ thể, Công ty đã chỉnh lý dứt điểm tài liệu đến năm 2018, với tổng số gần 17 m giá, 180 hộp với gần 1.600 hồ sơ. Phó Giám đốc Công ty Châu Thị Hảo cho biết, lãnh đạo Công ty luôn quan tâm chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nhằm quản lý được toàn bộ công việc.
“Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, là điểm nối tiếp giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ. Hồ sơ được lập khoa học góp phần nâng cao hiệu quả công tác tại Công ty; đồng thời giúp cho công tác lưu trữ được thuận lợi hơn, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”, bà Hảo chia sẻ.
Chú trọng số hóa tài liệu
Do đặc thù của ngành Xây dựng, hằng năm các tài liệu, hồ sơ phát sinh trong quá trình thực hiện có khối lượng lớn, nhiều loại hồ sơ có giá trị vĩnh viễn như: hồ sơ, tài liệu về quy hoạch xây dựng, hạ tầng kỹ thuật, hoạt động xây dựng, công tác bán nhà ở thuộc sở hữu nhà nước, quản lý nhà ở công sở, quản lý nhà vắng chủ, diện cải tạo… Đến nay, Sở đã chỉnh lý hoàn chỉnh, đưa vào kho bảo quản 205 m giá tài liệu.
Theo Giám đốc Sở Xây dựng Trần Viết Bảo, hồ sơ của ngành có khối lượng lớn, chủ yếu là các bản vẽ, bản đồ nên chiếm nhiều diện tích kho. Hướng tới lưu trữ tài liệu số là cần thiết, song điều kiện kinh phí còn hạn chế. “Bên cạnh đó, đến nay chưa có phần mềm quản lý dữ liệu điện tử, chưa có hướng dẫn cụ thể áp dụng lưu trữ dữ liệu số, chưa thống nhất giữa tài liệu giấy và tài liệu số khi giao nộp lưu trữ cơ quan. Do đó, còn nhiều khó khăn, lúng túng cho việc thực hiện lưu trữ của cơ quan”, ông Bảo phân tích.
Trước thực trạng đó, Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh Phan Cao Thắng yêu cầu thủ trưởng các sở, ngành, chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố tiếp tục hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ, đầu tư hệ thống hạ tầng thông tin. Đồng thời, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ có đủ trình độ, tiêu chuẩn, đáp ứng đầy đủ nhiệm vụ trong giai đoạn mới. Một nhiệm vụ quan trọng nữa là từng bước thực hiện số hóa tài liệu và quản lý hồ sơ trên môi trường mạng, phù hợp theo yêu cầu phát triển KT-XH.
“Bên cạnh đó, cần khẩn trương chỉ đạo thống kê chính xác số lượng tài liệu còn TĐTĐ và đề xuất giải pháp xử lý. Chậm nhất đến hết năm 2021, cơ quan, địa phương nào còn tài liệu tích đống, thủ trưởng phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh”, Phó Chủ tịch lưu ý.
MAI LÂM