Tiến tới không còn văn bản giấy

Việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước là xu thế tất yếu trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính hiện nay.

Ngày 12.7.2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg (Quyết định 28) về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để các cơ quan tăng cường sử dụng văn bản điện tử, tiến tới “xóa bỏ” văn bản giấy. Đến ngày 12.3.2019, trục liên thông văn bản quốc gia được khai trương, đưa vào hoạt động phục vụ việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước.

Quản lý thông qua gửi, nhận văn bản điện tử

Ngày 15.11.2019, Văn phòng Chính phủ tổ chức Hội nghị trực tuyến sơ kết 1 năm triển khai Quyết định 28. Theo thông tin tại Hội nghị, tính từ ngày Quyết định 28 được ban hành đến nay, 100% cơ quan trung ương và các địa phương hoàn thành việc kết nối hệ thống theo dõi quản lý văn bản hành chính thông qua việc gửi, nhận văn bản điện tử trên trục liên thông văn bản quốc gia. Từ giữa tháng 3 đến hết tháng 9.2019, đã có trên 163.100 văn bản gửi và trên 488.160 văn bản nhận trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Đáng chú ý, trong tháng 10.2019, có gần 67.300 văn bản gửi và trên 139.460 văn bản nhận.

Hội nghị tập huấn sử dụng chữ ký số tại huyện Hoài Ân.

Bình Định nằm trong số các địa phương được đánh giá cao trong quá trình triển khai thực hiện Quyết định 28. Văn phòng UBND tỉnh đã phối hợp với Văn phòng Chính phủ, Sở TT&TT và đơn vị phát triển phần mềm tiến hành nâng cấp Trục liên thông văn bản tỉnh kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia đáp ứng đầy đủ chức năng. Bên cạnh đó, đã nâng cấp chức năng phần mềm Văn phòng điện tử có tích hợp chữ ký số cá nhân do Ban cơ yếu Chính phủ cấp đáp ứng theo quy định.

Tính từ ngày 1.1.2019 đến 14.11.2019, tỉnh đã nhận 4.294 văn bản từ Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương; trong đó văn bản liên thông có ký số là 63,8%. Các sở, ngành trong tỉnh nhận 23.750 văn bản, văn bản liên thông có ký số đạt 67,5%. Về gửi văn bản, đã phát hành 14.943 số văn bản, trong đó liên thông ký số 68,4%.

Đáng chú ý, từ ngày 1.10.2019, lãnh đạo UBND tỉnh chính thức thực hiện chữ ký số với 1.977 văn bản trong tổng số 2.289 văn bản phát hành, đạt tỉ lệ 86,4%.

Cần quyết tâm cao

Từ ngày 31.10.2019, UBND huyện An Lão bắt đầu thực hiện chữ ký số. Tính đến ngày 21.11.2019, đã có 886 văn bản của UBND huyện được ký số, đạt 100% văn bản đã ban hành. Theo Phó Chủ tịch UBND huyện Đỗ Tùng Lâm, thực hiện ký số rất thuận lợi trong chỉ đạo điều hành, không giới hạn không gian, thời gian ký văn bản. Đồng thời, nâng cao trách nhiệm của cơ quan chuyên môn, của người soạn thảo văn bản; văn bản được lưu trữ chặt chẽ, lưu vết toàn bộ quá trình soạn thảo, xem xét, ký duyệt văn bản… 

Huyện An Lão tổ chức lễ công bố vận hành hệ thống phần mềm một cửa điện tử liên thông và chữ ký số.

Để có được kết quả này, UBND huyện An Lão đã quán triệt và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả công tác ký số trên văn bản điện tử. “Lãnh đạo Văn phòng không trình UBND huyện xem xét các văn bản chưa trình ký số qua phần mềm Văn phòng điện tử. Văn thư UBND huyện không nhận văn bản giấy từ các cơ quan, đơn vị”, ông Lâm cho hay.

Theo Chánh Văn phòng UBND tỉnh Nguyễn Thái Bình, bên cạnh những kết quả đáng ghi nhận, công tác triển khai chữ ký số điện tử vẫn còn một số khó khăn, bất cập. Thể thức văn bản được ký số của các cơ quan, đơn vị còn khác nhau; việc sử dụng chữ ký số cá nhân trên thiết bị di động chưa được hướng dẫn cụ thể. Đồng thời, văn bản điện tử đã được ký số chưa đảm bảo tính pháp lý đối với các giao dịch dân sự trong đời sống hằng ngày của người dân là một trong những bất cập hiện nay.

“Bên cạnh đó, việc các tổ chức hội, đoàn thể và các cơ quan thuộc khối Đảng chưa tham gia gửi, nhận văn bản điện tử trên Trục liên thông văn bản của tỉnh đã làm phát sinh khối lượng công việc lớn cho đội ngũ văn thư khi phải thực hiện số hóa văn bản giấy thành file điện tử đến để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cơ quan thông qua phần mềm quản lý văn bản”, ông Nguyễn Thái Bình nói. 

Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng cho rằng, để tiếp tục triển khai hiệu quả, đáp ứng lộ trình đề ra tại Quyết định 28, cần thay đổi thói quen, phương thức xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường mạng của cán bộ, công chức, nhất là đối với các lãnh đạo và người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ.

Bên cạnh đó, cần phải hoàn thiện thể chế, bảo đảm giá trị pháp lý cho việc sử dụng văn bản điện tử, đưa ra các quy định cụ thể trong công tác văn thư điện tử, lưu trữ điện tử. Đảm bảo liên thông gửi, nhận văn bản điện tử triển khai tới 100% các đơn vị hành chính các cấp, tiến tới gửi nhận văn bản 4 cấp; hướng tới 100% văn bản được ký số, gửi, nhận thông suốt thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia.

MAI LÂM