Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
Kiểm tra chéo về văn thư, lưu trữ là hoạt động mang lại nhiều lợi ích, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở từng cơ quan, đơn vị, địa phương.
Theo Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ (VTLT) tỉnh Lê Xuân Cẩm, việc duy trì tổ chức công tác kiểm tra chéo về VTLT giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương đã tạo điều kiện học tập, trao đổi kinh nghiệm về VTLT. Qua đó, tiếp tục khắc phục những mặt còn yếu, phát huy những mặt mạnh, nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về VTLT.
Chuyển biến tích cực
Công tác kiểm tra chéo về VTLT đã được UBND tỉnh duy trì thường xuyên từ năm 2009. Đến nay, qua 4 đợt tổ chức, hoạt động này đã mang lại nhiều chuyển biến tích cực. Ông Lê Xuân Cẩm cho biết, qua mỗi đợt kiểm tra, UBND tỉnh thành lập các cụm có sự thay đổi giữa các đơn vị, luân phiên chỉ định đơn vị làm cụm trưởng.
10 chỉ tiêu kiểm tra được thay đổi, bổ sung phù hợp với các quy định hiện hành đã phản ánh đầy đủ, toàn diện các mặt hoạt động của công tác VTLT trên địa bàn tỉnh. Trong đó, có 4 chỉ tiêu trọng tâm: Thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; giải quyết dứt điểm tài liệu đang bó gói, tồn đọng, tích đống; ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về VTLT.
Ngành BHXH là điển hình trong ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết công việc.
Công tác kiểm tra chéo về VTLT giai đoạn 2017 - 2019 đã có những chuyển biến rõ nét hơn so với các năm trước. Số cơ quan đạt từ 900 điểm trở lên (xếp loại A) chiếm 67%, tăng 22% so với năm 2016; không còn cơ quan xếp loại C (dưới 700 điểm). Cụ thể, trong 58 cơ quan, tổ chức thuộc 12 cụm kiểm tra cấp tỉnh, có 39 cơ quan, tổ chức xếp loại A. Có 10/11 huyện, thị xã, thành phố thuộc 3 cụm kiểm tra cấp huyện xếp loại A.
Qua kiểm tra cho thấy, cơ sở vật chất và kinh phí cho các hoạt động VTLT đã được các cơ quan, tổ chức, địa phương quan tâm đầu tư đáng kể, bố trí kho bảo quản tài liệu đảm bảo diện tích. Các trang thiết bị bảo quản tài liệu đầy đủ như máy hút ẩm, máy điều hòa, hệ thống báo cháy…
Theo Phó Giám đốc BHXH tỉnh Trần Văn Trung, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VTLT được các đơn vị trong cụm số 9 tích cực thực hiện. 5/5 cơ quan trong cụm đều sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành để quản lý văn bản đi, đến. 3/5 cơ quan đã triển khai chữ ký số văn bản điện tử theo quy định của nhà nước và ngành chủ quản.
Còn Phó Trưởng phòng Nội vụ huyện An Lão Trương Quốc Hoàng cho hay, từ năm 2017 đến nay, huyện đã tổ chức kiểm tra chuyên đề, kết hợp hướng dẫn “cầm tay chỉ việc” các quy trình, nghiệp vụ VTLT bám vào 10 chỉ tiêu kiểm tra chéo cho các xã. Hoạt động này mang lại chuyển biến tích cực, nhất là đối với các xã miền núi.
Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu
Kết quả kiểm tra chéo công tác VTLT giai đoạn 2017 - 2019 cũng cho thấy còn nhiều hạn chế. Phó Giám đốc Sở GTVT Đặng Văn Ái cho biết, việc bố trí cán bộ VTLT chuyên trách của các cơ quan gặp nhiều khó khăn do biên chế ngày càng tinh giản. Một số công chức lập hồ sơ công việc chưa đầy đủ, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu thực hiện chưa tốt.
Tại cụm kiểm tra số 5, Phó Trưởng Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh Nguyễn Thanh Nguyên cũng cho hay, 3/5 đơn vị gặp khó khăn về cán bộ chuyên trách làm công tác VTLT, do phụ thuộc vào biên chế được giao nên chỉ bố trí được 1 người đảm nhiệm cả công tác văn thư và lưu trữ.
Bên cạnh đó, vẫn còn một số cơ quan, tổ chức chưa bố trí được kho lưu trữ hoặc diện tích kho còn chật hẹp, chưa đáp ứng yêu cầu bảo quản toàn bộ khối lượng tài liệu nộp lưu, thiếu các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu.
Phát biểu tại hội nghị Tổng kết công tác kiểm tra chéo về VTLT giai đoạn 2017 - 2019 tổ chức ngày 28.11, Giám đốc Sở Nội vụ Lâm Hải Giang nhấn mạnh cần nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, địa phương trong chỉ đạo, quán triệt công tác lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức, viên chức. Chậm nhất hết năm 2021 phải xử lý dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống theo chỉ đạo của UBND tỉnh và Thủ tướng Chính phủ. Đồng thời, quan tâm bố trí kho và cơ sở vật chất bảo quản tài liệu lưu trữ, quản lý tài liệu mật, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
MAI LÂM