Bưu điện tỉnh ứng dụng hiệu quả phần mềm quản lý COD:
Nâng cao chất lượng dịch vụ, phục vụ khách hàng tốt hơn
Bưu điện tỉnh đã xây dựng và ứng dụng hiệu quả phần mềm quản lý dịch vụ phát hàng thu tiền (COD-Cash On Delivery), giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, phục vụ khách hàng tốt hơn. Giải pháp này vừa đoạt giải Ba tại Hội thi Sáng tạo kỹ thuật Bình Định lần thứ VIII (2012-2013).
Phát hàng thu tiền là dịch vụ cộng thêm của các dịch vụ chuyển phát như: chuyển phát nhanh, bưu phẩm bưu kiện… của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam. Đây là dịch vụ đặc biệt mà người gửi có thể sử dụng kèm với các dịch vụ bưu chính khác để ủy thác bưu điện thu hộ một khoản tiền của người nhận khi phát bưu gửi (hàng hóa), sau đó bưu điện sẽ chuyển trả khoản tiền đó cho người gửi. Dịch vụ này thường được sử dụng trong việc mua bán hàng qua mạng. Hiện nay, Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam đang quản lý dịch vụ phát hàng thu tiền thông qua các phần mềm quản lý dịch vụ chuyển phát như: EMS, VE, bưu phẩm bưu kiện…
Ông Nguyễn Anh Dũng, Phó phòng Kỹ thuật nghiệp vụ - Bưu điện tỉnh, cho biết: Hiện nay, các dịch vụ bưu chính khác như chuyển phát nhanh, bưu phẩm, bưu kiện đều có phần mềm quản lý, và dịch vụ phát hàng thu tiền cũng được kèm theo trên các phần mềm này. Vì quản lý riêng lẻ trên nhiều phần mềm khác nhau nên các bưu gửi có kèm dịch vụ phát hàng thu tiền đến từ nhiều nguồn dữ liệu ở nhiều phần mềm khác nhau. Với cách làm này, rất khó thống kê và quản lý được số lượng bưu gửi của dịch vụ cần phải phát trên hệ thống, dễ nảy sinh tiêu cực do một số nhân viên chiếm dụng và gây thất thoát, chậm trễ giao nộp số tiền thu từ dịch vụ phát hàng thu tiền, dẫn đến việc khách hàng khiếu nại và bưu điện phải đền bù số tiền đó cho khách hàng. Thêm vào đó, giao dịch viên phát hành phiếu chuyển tiền phải mở sổ theo dõi riêng cho dịch vụ, điều này cũng gây tốn kém không ít thời gian và ấn phẩm.
Xuất phát từ những khó khăn của đơn vị, một số cán bộ của Bưu điện tỉnh đã xây dựng và đưa vào sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ phát hàng thu tiền. Được đưa vào sử dụng từ tháng 8.2012 tại Trung tâm khai thác tỉnh, và hơn 50 bưu cục khai thác ở các huyện và bộ phận quản lý thuộc Bưu điện tỉnh, giải pháp đã đem lại những kết quả tích cực, khắc phục được những hạn chế của phương pháp cũ. Phần mềm được xây dựng để có thể kiểm soát một cách cụ thể công việc của từng bưu tá, thao tác thực hiện đơn giản (nhân viên tiếp nhận dịch vụ chỉ cần nhập số liệu bưu gửi có sử dụng dịch vụ vào biểu mẫu của phần mềm), quy trình quản lý khoa học. Dịch vụ phát hàng chuyển tiền được quản lý tập trung, quản lý được bưu phẩm sử dụng dịch vụ phát hàng thu tiền, tránh tình trạng chiếm dụng tiền và gây thất thoát tiền như trước đây. Đồng thời, phần mềm còn giúp cho lãnh đạo bưu điện có thể theo dõi chất lượng riêng cho dịch vụ này.
Việc đưa vào sử dụng phần mềm quản lý phát hàng thu tiền đã giúp Bưu điện tỉnh nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo uy tín của ngành, phục vụ khách hàng tốt hơn. Ông Nguyễn Văn Kiều, Giám đốc Bưu điện tỉnh, cho biết: “Việc ứng dụng phần mềm quản lý dịch vụ phát hàng thu tiền đã giúp tiết kiệm thời gian, công lao động và chi phí quản lý dịch vụ, đặc biệt là bỏ hẳn việc theo dõi dịch vụ phát hàng thu tiền theo phương thức thủ công. Từ ngày đưa vào sử dụng phần mềm, việc sơ sót, chậm trễ trong giao bưu phẩm, thất thoát tiền trong khi dịch vụ phát hàng thu tiền không còn, nên cũng giảm hẳn sự khiếu nại từ phía khách hàng”.
MAI HỒNG