Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực

Kể từ ngày 15.1.2021, Quy chế quản lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh chính thức có hiệu lực, góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.

Quy chế được ban hành góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực. (Ảnh minh họa). Ảnh: KHẢI THƯ

Quy chế quản lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (CCCT) đối với hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh (sau đây gọi là Quy chế) gồm 3 chương, 21 điều. Nội dung chủ yếu của Quy chế gồm nhiều quy định quan trọng về việc cung cấp, tiếp nhận, khai thác, sử dụng thông tin cơ sở dữ liệu CCCT; việc lưu trữ và sao lưu cơ sở dữ liệu CCCT…

Về nguyên tắc, việc sử dụng cơ sở dữ liệu CCCT phải đúng mục đích, không sử dụng vào mục đích trái pháp luật. Việc sử dụng cơ sở dữ liệu không loại trừ trách nhiệm của công chứng viên, người yêu cầu CCCT và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Công chứng và quy định pháp luật có liên quan. Các hoạt động liên quan theo Quy chế là hoạt động nghiệp vụ CCCT; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu CCCT. Việc quản lý, phối hợp và khai thác cơ sở dữ liệu CCCT phải đúng phạm vi, trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động; đúng quy định của pháp luật và các quy định của Quy chế.

Theo Quy chế, việc cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch CCCT do các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, UBND cấp xã thực hiện phải chính xác, đầy đủ, kịp thời vào cơ sở dữ liệu CCCT ngay sau khi giao trả kết quả cho người yêu cầu CCCT. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại và cập nhật vào cơ sở dữ liệu CCCT.

Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu CCCT để tra cứu, cập nhật và trích xuất các loại báo cáo phù hợp với chức năng đã được phân quyền. Đồng thời, có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp.

Trước khi CCCT hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, công chứng viên, công chức Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã chịu trách nhiệm tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã CCCT trên cơ sở dữ liệu CCCT.

Cơ sở dữ liệu CCCT là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử gồm thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã được CCCT. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu CCCT là nguồn thông tin để công chứng viên, cán bộ Phòng Tư pháp cấp huyện, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã kiểm tra, xem xét trước khi quyết định CCCT hợp đồng, giao dịch về tài sản.

Đặc biệt, theo quy định từ Quy chế, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm áp dụng bắt buộc thông tin của cơ sở dữ liệu CCCT vào việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của tổ chức mình; thực hiện ngay việc cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong cơ sở dữ liệu công chứng vừa giải quyết xong của tổ chức mình vào cơ sở dữ liệu chung của tỉnh. Trường hợp không truy cập và không cập nhật thông tin theo yêu cầu nêu trên sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Theo Giám đốc Sở Tư pháp Lê Văn Toàn, Quy chế được ban hành đã tạo khung pháp lý rõ ràng, thống nhất cho việc khai thác, sử dụng và quản lý cơ sở dữ liệu CCCT trên địa bàn tỉnh. Từ đó, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về CCCT; đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch, phòng ngừa tranh chấp có thể xảy ra.

KHẢI THƯ