ỨNG DỤNG PHẦN MỀM HỌP KHÔNG GIẤY:
Nhiều tiện ích, đa tương tác
Hệ thống hóa tài liệu dự họp, tăng tương tác giữa người tham gia họp, tiết kiệm chi phí là những tiện ích của phần mềm họp không giấy vừa được triển khai tại Văn phòng UBND tỉnh.
Nhằm chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, góp phần nâng cao hiệu quả điều hành của UBND tỉnh và tạo môi trường làm việc hiện đại, văn minh, Văn phòng UBND tỉnh vừa đưa vào sử dụng Phần mềm họp không giấy (e-Cabinet) của Tập đoàn Viettel.
Các kỹ thuật viên Trung tâm Tin học - Công báo vận hành phần mềm e-Cabinet. Ảnh: HỒNG HÀ
Phần mềm gồm các chức năng: Lấy ý kiến thành viên, theo dõi giấy mời họp, xác nhận tham gia phiên họp, đăng ký phát biểu, tham gia ý kiến, biểu quyết, xem kết quả biểu quyết... Trong một cuộc họp không giấy, tất cả các khâu từ chuẩn bị tài liệu họp, thu thập ý kiến, điểm danh đến tổng hợp, báo cáo đều được số hóa. Người dự họp chỉ cần dùng laptop hay điện thoại thông minh để kết nối vào hệ thống, sau đó xử lý tài liệu và trao đổi, tương tác thông tin, thảo luận trong môi trường mạng.
Phần mềm e-Cabinet đang được triển khai tại địa chỉ https://ecabinet. binhdinh.gov.vn. Để truy cập và sử dụng, người dùng sử dụng trình duyệt Chrome hoặc Firefox. Với các máy tính bảng hay điện thoại thông minh thì tải ứng dụng e-Cabinet từ kho ứng dụng của Apple Store hoặc Google play.
Với e-Cabinet người dự họp có thể xem, tra cứu, ghi chú trực tiếp trên tài liệu điện tử. Các ý kiến, tài liệu cũng như biên bản họp sẽ được lưu trữ lại trên phần mềm, đảm bảo công tác tra cứu được công khai minh bạch và khách quan. Ngoài ra, với chức năng cho phép lấy ý kiến (trước, trong và sau cuộc họp), điểm danh, đăng ký phát biểu, biểu quyết cũng góp phần nâng cao chất lượng thảo luận, tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp, và rút ngắn thời gian họp.
Ông Đặng Hoài Vinh, Giám đốc Trung tâm Tin học - Công báo (Văn phòng UBND tỉnh) chia sẻ: “Với trên 600 cuộc họp định kỳ, họp đột xuất được tổ chức tại Văn phòng UBND tỉnh mỗi năm, việc đưa phần mềm e-Cabinet vào hoạt động sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí tổ chức họp, giấy tờ văn phòng phẩm; đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác chỉ đạo điều hành, nhất là trong phòng, chống bão lũ, phòng, chống dịch Covid-19 hiện nay. Với phần mềm này, các cuộc họp của UBND tỉnh sắp tới đây sẽ là họp không giấy”. Hiện tỉnh đã trang bị đủ thiết bị, máy tính bảng, laptop và đã cấp tài khoản phần mềm e-Cabinet đầy đủ để kết nối được từ UBND tỉnh đến tất cả các sở, ban, ngành và các địa phương cấp huyện trong tỉnh.
Theo chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở TT&TT đang đẩy mạnh thông tin và hướng dẫn lãnh đạo các sở, ban, ngành, các địa phương cài đặt phần mềm, lắp đặt các thiết bị tương thích. Ông Nguyễn Minh Thảo, Phó Giám đốc Sở TT&TT cho biết: “Ngoài đảm bảo đồng bộ, tương thích các thiết bị kết nối, các đơn vị, địa phương còn phải chủ động về đường truyền truy cập internet nhằm đảm bảo hoạt động họp không giấy được ổn định và kết nối được với nhiều nơi. Đây sẽ là nền tảng quan trọng để tỉnh tiến tới triển khai vừa họp không giấy vừa họp trực tuyến”.
Ông Nguyễn Đình Lợi, Giám đốc Viettel Bình Định cho biết, phần mềm e-Cabinet sẽ góp phần rút ngắn 30% thời gian họp, tiết kiệm đến 40% chi phí các cuộc họp. Ngoài ra, việc cập nhật thông tin cuộc họp cũng kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác hơn, góp phần nâng cao chất lượng các cuộc họp của UBND tỉnh.
Việc đưa vào sử dụng phần mềm e-Cabinet được kỳ vọng sẽ góp phần cải cách hành chính, hướng đến xây dựng chính quyền điện tử và thực hiện thành công đề án xây dựng đô thị thông minh của tỉnh. Tuy vậy, phần mềm sẽ đạt hiệu quả hơn nếu được ứng dụng đồng bộ, liên thông giữa các cấp, ngành. Phần mềm cũng cần được nâng cấp khả năng họp trực tuyến (truyền âm thanh và video) nhằm thống nhất sử dụng vừa họp không giấy và họp trực tuyến, nâng cao chất lượng các cuộc họp.
Ông Nguyễn Đình Lợi cho biết: “Để hoàn thiện phần mềm, thời gian tới, đơn vị sẽ đưa các ứng dụng trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn vào hệ thống. Đồng thời, xem xét tích hợp họp trực tuyến trên phần mềm để mở rộng dịch vụ. Với tính năng này, lãnh đạo chỉ cần có điện thoại hoặc máy tính bảng là có thể họp trực tuyến ở mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra, đơn vị cũng sẽ tiếp tục làm việc với Văn phòng UBND các huyện, thị xã, thành phố và các sở, ban, ngành để tư vấn ứng dụng rộng rãi hơn phần mềm này”.
HỒNG HÀ