Mỗi cơ quan cần xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm của mình
Lập hồ sơ (HS) công việc và nộp lưu HS, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là bước quan trọng trong công tác văn thư - lưu trữ (VT-LT). Làm tốt công tác trên sẽ góp phần đảm bảo thông tin, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Điều này đã được các đại biểu khẳng định tại Hội thảo “Công tác lập HS và nộp lưu HS, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - thực trạng và giải pháp”, vừa được Sở Nội vụ tổ chức (ảnh).
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác này ở các cơ quan, đơn vị trong tỉnh vẫn còn những hạn chế nhất định. Không ít tài liệu, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không được lập HS hoặc lập HS chưa đầy đủ. Bên cạnh đó, một số công chức, viên chức chưa ý thức đầy đủ trách nhiệm của mình là phải lập HS để quản lý tốt văn bản, tài liệu, tránh tình trạng mất mát, thất lạc hay lộ, lọt thông tin chứa đựng bí mật nhà nước; cho rằng lập HS là trách nhiệm của những người trực tiếp làm công tác VT-LT của cơ quan, dẫn đến tình trạng tài liệu bị tồn đọng, tích đống. Có những đơn vị nộp HS còn chậm hoặc không giao nộp, coi tài liệu là tài sản riêng cá nhân, hoặc giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng chưa được phân loại, chỉnh lý dẫn đến tài liệu còn ở dạng rời, lẻ hoặc bó gói lộn xộn, gây khó khăn cho việc tra tìm và công tác lưu trữ. Bên cạnh đó, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư chưa đáp ứng yêu cầu cũng là nguyên nhân khiến công tác lập và lưu trữ HS còn nhiều bất cập.
Tại Hội thảo trên, nhiều đại biểu đến từ các cơ quan trong tỉnh đã chia sẻ các kinh nghiệm làm tốt công tác này ở đơn vị, như: Đưa việc thực hiện lập HS công việc của cá nhân vào nội dung bình xét thi đua hàng quý, hàng năm (Cục Thuế tỉnh, Ban quản lý giải phóng mặt bằng và phát triển quỹ đất); lồng ghép nội dung công tác VT-LT trong các cuộc họp để đôn đốc, đẩy nhanh tiến độ thực hiện; ban hành hệ thống quy định, quy chế đầy đủ cho công tác VT-LT, nhất là công tác lập và nộp lưu HS (Phòng Nội vụ huyện Tuy Phước); trực tiếp hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc công chức trong lập HS công việc, kiểm tra chất lượng HS được lập trước khi giao nộp vào lưu trữ; bố trí đầy đủ kinh phí, thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho CBCC làm công tác VT-LT...
Ở góc độ cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực này, ông Hoàng Trường, Phó Cục trưởng Cục VT-LT Nhà nước (Bộ Nội vụ) nêu giải pháp: Mỗi cơ quan, tổ chức cần xây dựng và ban hành danh mục HS hàng năm của cơ quan, vì đây chính là công cụ quan trọng góp phần đưa công tác lập HS của cơ quan vào nền nếp, góp phần theo dõi, quản lý HS hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mỗi cá nhân... Bên cạnh đó, cần nâng cao nhận thức của lãnh đạo cơ quan, đơn vị về công tác này để có sự quan tâm và chỉ đạo kịp thời. Một điểm cũng rất cần thiết là các cơ quan cần phối hợp với cơ quan có thẩm quyền mở lớp tập huấn “cầm tay chỉ việc” ngay tại cơ quan để hướng dẫn công tác lập HS hiện hành cho từng công chức, viên chức, vì đây là đối tượng trực tiếp lập HS công việc trong cơ quan nhưng ít được tham dự các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác VT-LT.
NGUYÊN SƯƠNG