Công tác chứng thực, hộ tịch ở cấp xã: Cần chặt chẽ hơn

Chứng thực, hộ tịch là 2 mảng lớn trong hoạt động của ngành Tư pháp ở cấp xã. Qua công tác kiểm tra, ngành đã phát hiện một số tồn tại, thiếu sót, từ đó đưa ra hướng chấn chỉnh.

Những tồn tại, hạn chế

Một trong những hạn chế phổ biến là UBND các xã thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh chưa đảm bảo chặt chẽ trong quá trình giải quyết hồ sơ. Theo quy định tại khoản 1, điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Hộ tịch), hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm: tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính giấy khai sinh; bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó. Điều 9 Thông tư 15/2015/TT-BTP (quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP) cũng quy định các loại giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh.

Cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã phải đảm bảo đúng quy trình khi tiếp nhận, giải quyết hồ sơ. - Trong ảnh: Cán bộ tư pháp - hộ tịch của UBND phường Bùi Thị Xuân giải quyết hồ sơ chứng thực của người dân.

Tuy nhiên, một số trường hợp đăng ký lại khai sinh ở UBND xã Hoài Phú, Hoài Đức, Hoài Hương (huyện Hoài Nhơn), An Hòa, An Quang (huyện An Lão) hồ sơ chỉ có tờ khai, bản sao CMND, sổ hộ khẩu, không có cam đoan của người yêu cầu về việc không lưu giữ bản chính giấy khai sinh; không có giấy tờ chứng minh là con liệt sĩ, chứng minh quan hệ cha, mẹ con cũng như sự kiện chết của người cha hoặc mẹ. UBND xã cũng không kiểm tra, xác minh quan hệ cha, mẹ, con và sự kiện chết.

Bên cạnh đó, việc cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cũng còn sai sót. Chẳng hạn, UBND xã An Hòa cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho ông P.Đ.S (số 06 ngày 22.1.2016) không thực hiện đúng theo quy định tại khoản 4, điều 22 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Cụ thể, UBND xã An Hòa không có văn bản đề nghị UBND xã nơi ông S. đã từng đăng ký thường trú xác minh về tình trạng hôn nhân của người này.

Về công tác chứng thực, thiếu sót chủ yếu xảy ra khi chứng thực các hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất. Điển hình, UBND xã Hoài Phú thực hiện chứng thực việc tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (bên tặng cho là bà N.T.C, bên nhận là ông P.V.N và bà L.T.H.H) tại 2 hợp đồng tặng cho vào 2 thời điểm khác nhau (ngày 23.3.2016 và 7.6.2016). Việc này không đúng với nguyên tắc của Luật Dân sự và điều 38 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (về cấp bản sao từ sổ chính, chứng thực bản sao từ bản chính).

Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ

Ông Hồ Văn Dũng, cán bộ tư pháp - hộ tịch phường Bùi Thị Xuân (TP Quy Nhơn), người có thâm niên hơn 30 năm công tác trong ngành, cho rằng, Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Thông tư 15/2015/TT-BTP, Nghị định 23/2015/NĐ-CP… là những căn cứ quan trọng để thực hiện công tác chứng thực, hộ tịch. “Yêu cầu ngày càng chặt chẽ, đòi hỏi người dân phải cung cấp nhiều loại giấy tờ. Về phía cán bộ thực hiện, nhất thiết phải chịu khó đọc và nắm văn bản hướng dẫn, quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ phải tuyệt đối theo đúng quy trình, làm cảm tính rất dễ sai sót”, ông Dũng chia sẻ.

Còn theo Phó Giám đốc Sở Tư pháp Châu Thị Hương Lan, bên cạnh nỗ lực tự thân của cán bộ tư pháp - hộ tịch, Phòng Tư pháp các huyện cần tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi đối với UBND cấp xã. Qua đó, khắc phục các tồn tại, thiếu sót, tránh tình trạng gây phiền hà cho người dân. “Phải kịp thời phản ánh những bất cập, vướng mắc trong quá trình áp dụng pháp luật vào thực tiễn về Sở Tư pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác tư pháp”, bà Lan nhấn mạnh.

Bên cạnh đó, UBND huyện tiếp tục quan tâm bố trí đủ, đảm bảo ổn định đội ngũ công chức Phòng Tư pháp huyện, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định. Đồng thời, bảo đảm cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi, bồi thường nhà nước tại địa phương.

Ngoài ra, Phòng Tư pháp cần tích cực tham mưu, giúp UBND huyện tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Hộ tịch, Luật Nuôi con nuôi, Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước, Nghị định 23/2015/NĐ-CP… UBND các xã phải công khai các thủ tục hành chính, lệ phí, thời gian giải quyết công việc cho công dân thuộc các lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước, nuôi con nuôi.   

 MAI LÂM