XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ:
Nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm
Chỉ vào từng chồng giấy tờ cao ngất ngưởng trong kho lưu trữ, Phó Chánh Văn phòng Sở GD&ÐT Nguyễn Xuân Trang phấn khởi nói: Sau khi có giải pháp xây dựng hệ thống quản lý thông tin văn bằng, chứng chỉ, các cán bộ, nhân viên của Sở không còn phải vào đây lục tìm bản gốc để đối chiếu, trả lời theo yêu cầu xác minh của các cá nhân, đơn vị nữa.
Ông Trang cho hay, vì nhiều lý do mà trước đây hầu như tháng nào, Văn phòng Sở cũng nhận được yêu cầu xác minh tính xác thực của một số văn bằng, chứng chỉ. Theo quy định, việc xác minh văn bằng, chứng chỉ tại Sở có đến 6 bước phải thực hiện. Trước hết, công dân hay cơ quan chức năng muốn xác minh thông tin gửi yêu cầu xác minh cho bộ phận văn thư Sở. Văn thư chuyển lãnh đạo phê duyệt rồi chuyển sang Phòng Thanh tra xử lý. Phòng Thanh tra chuyển tới các phòng chức năng liên quan để kiểm tra cơ sở dữ liệu và xác minh. Khi kiểm tra, xác thực xong, các phòng chức năng chuyển kết quả cho Phòng Thanh tra. Phòng Thanh tra ra thông báo kết quả và trình lãnh đạo Sở. Lãnh đạo ký xong, chuyển lại, Phòng Thanh tra ký, đóng dấu và thông báo kết quả cho cá nhân hoặc đơn vị yêu cầu.
“Nhiều lúc anh em hoặc lãnh đạo bận họp hoặc đi công tác, người đến xác minh phải chờ đợi hoặc tới lui nhiều lần. Ái ngại nhất là không ít người ở huyện vô, thậm chí có người ở tỉnh xa về... Thấy cảnh họ chờ đợi, chính mình cũng sốt ruột!”, ông Trang trao đổi.
Là người trực tiếp làm việc ở mảng cấp phát chứng chỉ trong nhiều năm, ông Bùi Quốc Anh, Phó Trưởng Phòng Giáo dục Chuyên nghiệp - Thường xuyên (Sở GD&ĐT) suy nghĩ rất nhiều, phải làm sao để mọi việc đơn giản, thông suốt và mất ít thời gian, công sức hơn. Nghĩ vậy nhưng không đơn giản vì quy trình xác minh buộc phải đúng quy định, danh sách học viên được cấp văn bằng, chứng chỉ tăng lên mỗi năm và được lưu trữ trong nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau do nhiều phòng chuyên môn, nghiệp vụ quản lý, sử dụng.
“Tôi nghĩ đến việc xây dựng một hệ thống quản lý, tra cứu văn bằng, chứng chỉ chung cho toàn Sở. Theo đó, mọi công dân hay đơn vị ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời gian nào cũng đều có thể truy cập vào website của Sở GD&ĐT Bình Định (sgddt.binhdinh.gov.vn), chọn mục Tra cứu văn bằng, chứng chỉ hoặc có thể truy cập trực tiếp tại website: http://tracuuvbcc.net/ để có thể tìm kiếm, tra cứu thông tin văn bằng, chứng chỉ đã được Sở cấp phát”, ông Quốc Anh nói về ý tưởng của mình.
Được Giám đốc Sở GD&ĐT Đào Đức Tuấn đồng tình và đứng ra chủ trì thực hiện Đề án Xây dựng hệ thống quản lý thông tin để tìm kiếm thông tin của thí sinh trong các kỳ thi, năm 2017, các bộ phận liên quan của Sở gồm Phòng Khảo thí và Quản lý chất lượng giáo dục, Phòng Giáo dục Chuyên nghiệp - Thường xuyên và Văn phòng Sở cùng bắt tay vào việc. Theo đó, dữ liệu của gần 200 ngàn bằng tốt nghiệp THPT và chứng chỉ ngoại ngữ, tin học trình độ A, B, C của học viên từ năm 2010 đến năm 2015 được đưa vào hệ thống.
“Hiệu quả thấy rõ nhất là hơn 1 năm qua, số hồ sơ, đơn đề nghị xác minh văn bằng, chứng chỉ gởi đến Sở giảm hẳn. Đồng thời, qua việc sử dụng hệ thống này, các phòng chức năng của Sở cũng thuận lợi hơn rất nhiều trong quản lý, tra cứu, chỉnh sửa thông tin về văn bằng, chứng chỉ cho công dân”, Phó Chánh Văn phòng Sở Nguyễn Xuân Trang trao đổi.
Theo Giám đốc Sở GD&ĐT Đào Đức Tuấn, Sở đang nỗ lực cập nhật tất cả thông tin liên quan đến văn bằng, chứng chỉ từ sau năm 1975 và tiến tới xây dựng một hệ thống quản lý thông tin chính thức, hoạt động thật hiệu quả.
NGỌC TÚ