Bổ sung biên mục lên máy tính tại phòng nghiệp vụ

"Có thể thấy, một trong những kết quả lớn nhất của việc thực hiện dự án là đã chuyển đổi thư viện từ truyền thống sang hiện đại" - bà Hoàng Thị Bích Thủy, Phó Giám đốc Thư viện Khoa học Tổng hợp tỉnh, Chủ nhiệm dự án, khẳng định. Trước đây, các sản phẩm thông tin ở thư viện đã được lưu trữ ở dạng thư mục do hệ quản trị cơ sở dữ liệu CSD/ISIS quản lý. Tuy nhiên, phần mềm này không thỏa mãn nhu cầu thông tin của người sử dụng, bởi nó chỉ quản trị dữ liệu chứ không quản trị thư viện. Khi thực hiện dự án, phần mềm này đã được thay bằng phần mềm ILIB, giúp quản trị toàn bộ hoạt động thư viện, từ việc bổ sung biên mục, xuất bản phẩm nhiều kỳ, quản lý kho, quản lý bạn đọc, lưu thông bằng mã vạch, tra cứu - khai thác thông tin. Phần mềm này đang được triển khai ứng dụng có hiệu quả ở tất cả các module, tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế về hoạt động - thông tin thư viện, tích hợp dữ liệu số, hỗ trợ đa ngôn ngữ, bảo đảm tính liên thông tra cứu và có khả năng lưu trữ lượng thông tin lớn.

Bên cạnh đó, thư viện đã chuyển đổi toàn bộ dữ liệu thư mục sách sang khổ mẫu MARC 21 với trên 62.000 biểu ghi. Nhờ vậy, bảo đảm khả năng trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với việc khai thác, chia sẻ nguồn lực thông tin với Thư viện Quốc gia và các thư viện trong nước.

20 cán bộ chuyên môn của thư viện đã được đào tạo về công nghệ thông tin. Ngoài việc đào tạo khi chuyển giao phần mềm, thư viện còn chủ động mời các giảng viên của Thư viện Quốc gia trực tiếp truyền đạt kinh nghiệm. Nhờ vậy, đa số các cán bộ chuyên môn của thư viện đã tiếp cận và áp dụng thành thạo các module trong phần mềm, thống kê, kiểm soát từng module, tìm kiếm và khai thác nguồn thông tin tư liệu trên mạng Internet một cách có hiệu quả. Trang thiết bị của thư viện đã được nâng cao. Thư viện đã trang bị được 20 máy, trong đó có 2 máy chủ cùng nhiều thiết bị khác, nâng tổng số máy tính của thư viện hiện có lên 31 máy.

* Bạn đọc được phục vụ tốt hơn

Với bạn đọc, thay vì đến thư viện muốn tiếp cận nguồn thông tin của thư viện phải tra cứu bằng mục lục theo kiểu truyền thống, nay, bạn đọc có thể tra cứu ngay trên máy tính tại phòng đọc tổng hợp và phòng mượn sách. Bạn đọc và cả thủ thư sẽ nắm được tình trạng sách trong kho sách, tránh được thời gian chờ đợi không cần thiết. Đồng thời, từ tháng 5-2004, thư viện đã thực hiện phương thức mượn/trả sách bằng mã vạch. Tất nhiên, để thực hiện được điều này, trước đó, cán bộ thư viện đã phải tiến hành một khối lượng công việc khá đồ sộ: từ việc xử lý hồi cố để gắn mã vạch cho toàn bộ sách trong kho sách, đến gắn số vào từng biểu ghi trên cơ sở dữ liệu trong máy tính, rồi xử lý lại toàn bộ thẻ bạn đọc bằng mã vạch.

Bà Thủy cho biết thêm: "Để xử lý hồi cố, chúng tôi dùng biện pháp khoanh vùng. Những vùng đang xử lý sẽ tạm thời dừng lưu thông, sau đó tiếp tục xử lý sang vùng khác. Toàn bộ công việc này được làm ngoài giờ. Nhờ vậy, vừa thực hiện dự án nhưng thư viện vẫn hoạt động bình thường, không ảnh hưởng nhiều đến việc phục vụ bạn đọc". Hiện nay, sau 2 tháng thực hiện lưu thông bằng mã vạch, việc phục vụ bạn đọc đã nhanh chóng hơn, bạn đọc không phải chờ đợi lâu như trước đây. Tại phòng mượn, đã dần hiếm cảnh bạn đọc phải xếp thành hàng dài chờ đợi. Đồng thời, để bạn đọc tiếp cận được với các thiết bị phục vụ mới, thư viện đã có kế hoạch đào tạo cho chính các bạn đọc có nhu cầu.

Cũng trong tháng 5-2004, khi trang web của thư viện tỉnh (địa chỉ truy cập: http://www.thuvienbinhdinh.com) đã hòa mạng. Bạn đọc đã có thể tra cứu thông tin thư viện qua mạng Internet. Đặc biệt, vào trang web này, bạn đọc có thể tra cứu toàn văn dữ liệu địa chí Bình Định hiện có trong Thư viện tỉnh. Đến thời điểm này, thư viện đã số hóa được 2.400 tài liệu. Ngoài con số này, dự tính, khi dự án kết thúc (tháng 9-2004), sẽ có thêm 6.000 trang tài liệu địa chí nữa được số hóa, phục vụ cho việc tra cứu của bạn đọc.

Trong tháng 8-2004, khi phòng Đa phương tiện đi vào hoạt động, bạn đọc có thể đến và khai thác thông tin qua đường truyền Internet ADSL. Trước mắt, phòng sẽ có 18 máy, phục vụ cho nhu cầu tra cứu của bạn đọc. Hiện thư viện cũng đang đề nghị tích hợp website của thư viện vào trang web của tỉnh để phục vụ cho nhu cầu tra cứu thông tin của bạn đọc ngày càng tốt hơn.

. Khải Nhân