Nhiều công dân chen chúc nhau để công chứng bản sao tại phòng Công chứng số 1

Bình Định hiện có 2 phòng công chứng đang hoạt động với 5 công chứng viên, tập trung chủ yếu vào yêu cầu công chứng bản sao (chiếm 80-85% tổng số các việc công chứng). Riêng Phòng Công chứng số 1 tại TP. Quy Nhơn, hiện lượng công chứng bản sao các loại giấy tờ, bằng cấp cho học sinh trước mùa khai giảng tăng gấp nhiều lần so với ngày thường, nhất là công chứng cho những học sinh vừa trúng tuyển vào đại học đang chuẩn bị cho các loại giấy tờ, bằng cấp vào trường.

Nói một cách ví von thì mùa này là mùa quá tải công chứng bản sao. Hiện Phòng Công chứng số 1 có 3 công chứng viên, nhưng trung bình mỗi ngày, mỗi công chứng viên phải ký công chứng hơn 1.000 bản sao, ba công chứng viên đã phải thực hiện trên 3.000 bản sao trong một ngày, trong lúc phải thực hiện các nhóm việc công chứng khác.

Nhưng thực tế, trên 3.000 bản sao trong một ngày thực hiện tại Phòng Công chứng số 1 chỉ là phép cộng cơ học của rất nhiều bản được sao chung từ một bản chính. Một văn bản, một tài liệu có thể được sao ra từ 5 đến 10, thậm chí hàng chục bản sao. Mặt khác, đặc thù công tác công chứng không chỉ là chứng thực các bản sao, mà còn là việc chứng nhận tính xác thực các hợp đồng, các loại giao dịch khác và đây mới là phần việc gây tốn nhiều thời gian, công sức nhất của các công chứng viên.

Hiện nay, với mỗi ngày, một công chứng viên phải ký công chứng khoảng 20 hợp đồng, giao dịch; điều này là quá sức vì một công chứng viên ký chưa có chuyên viên giúp việc xem xét, hướng dẫn cho công dân làm các thủ tục cần thiết cho mỗi loại hợp đồng, giao dịch… Đây quả là lượng việc nhiều trong lúc cán bộ thực hiện quá ít.

TP Quy Nhơn là trung tâm kinh tế-văn hóa của tỉnh, là địa bàn có nhiều cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, trường học... nên nhu cầu giao dịch mang tính pháp lý ở đây đặc biệt lớn. Theo quy định pháp luật về công chứng, chứng thực quy định UBND huyện, thành phố được quyền ký chứng thực bản sao và một số nhóm việc chứng thực khác hoặc nơi nào cấp bản chính thì nơi đó có quyền cấp bản sao (các trường đại học, trung học cũng có quyền cấp bản sao các văn bằng, chứng chỉ cho học sinh, sinh viên từ bản chính)... Nhưng thực tế, lâu nay hầu hết các đơn vị đều chưa thực hiện được quy định này. Hơn nữa, bản thân người dân, học sinh, sinh viên ít đến các UBND cấp huyện mà cứ mang hồ sơ, tài liệu đến các phòng công chứng nên mới gây ra tình trạng ùn tắc không đáng có. Mặt khác, không hiểu do thói quen hay vì thiếu thông tin về địa chỉ các nơi có chức năng chứng thực bản sao, phần nhiều công dân có nhu cầu công chứng đều dồn về Phòng Công chứng số 1 trong khi tại UBND các huyện, thành phố trong tỉnh, lượng việc ký chứng thực bản sao không nhiều.

Một trong số những giải pháp được Phòng Công chứng số 1 đưa ra là thực hiện theo hướng cải cách hành chính với các nội dung: Sắp xếp công việc một cách khoa học, thuận tiện cho người dân đến công chứng. Phòng đã bố trí tiếp nhận ký bản sao theo "dây chuyền" khép kín - Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ ký công chứng - văn thư đóng dấu - cán bộ ghi số công chứng - kế toán viết biên lai - thủ quỹ thu lệ phí và trả hồ sơ. Đối với việc thực hiện các hợp đồng, giao dịch công chứng viên tiếp nhận, giải thích các yêu cầu công chứng, niêm yết công khai, rõ ràng trình tự, thủ tục, biểu giá... theo hướng giải quyết công việc nhanh chóng, có hiệu quả. Trước đây, bình quân mỗi ngày phòng chỉ tiếp nhận giải quyết từ 150-250 lượt người đến công chứng thì nay đã nâng lên 350-400 lượt người mỗi ngày.

Tuy nhiên một vấn đề nan giải hiện nay là mặt bằng để xe cho công dân đến yêu cầu công chứng. Phòng Công chứng số 1 đã có lúc lượng người đến công chứng quá nhiều làm ảnh hưởng đến sự ách tắc giao thông đô thị. Giá như Phòng Công chứng số 1 có được một nơi làm việc rộng rãi, được đầu tư thêm về con người, về trang thiết bị vật chất thì mọi ách tắc phiền toái và chờ đợi của công dân như hiện nay sẽ không còn nữa.

. Huỳnh Huyện-Ngọc Diên